Pikkujoulut ovat yksi niistä kuluista, joista kysytään kirjanpitäjältä joka vuosi pikkujoulukauden lähestyessä. Vastaus ei riipu siitä, mitä juhlissa tehdään, vaan siitä, kuka niihin osallistuu.

Sama illallinen voi olla täysin vähennyskelpoinen kulu tai puoliksi vähennyskelvoton edustusmeno.

Virkistys- vai edustustilaisuus?

Henkilökunnan virkistystilaisuus. Kun juhlat järjestetään omalle henkilökunnalle, menot ovat lähtökohtaisesti yrityksen tulonhankkimismenoja ja vähennyskelpoisia tuloverotuksessa täysimääräisesti. Osallistuminen ei myöskään synnytä työntekijälle veronalaista palkkaan rinnastettavaa tuloa, kun etu on tuloverolain tarkoittamalla tavalla tavanomainen ja kohtuullinen.

Myös arvonlisävero on vähennyskelpoinen, jos tilaisuus täyttää virkistystilaisuuden ehdot. Tämä yllättää monet, koska henkilökunnan yksityiskulutukseen kohdistuvat menot ovat yleensä vähennyskelvottomia arvonlisäverotuksessa. Virkistystilaisuus on poikkeus, ja linjaus perustuu korkeimman hallinto-oikeuden ratkaisuun jo vuodelta 1998.

Edustustilaisuus. Jos mukaan kutsutaan asiakkaita tai muita yrityksen ulkopuolisia, kyse on heidän osaltaan edustamisesta. Silloin menoista saa vähentää tuloverotuksessa vain puolet, eikä arvonlisäveroa saa vähentää lainkaan.

Huomaa, että tämä pätee myös silloin, kun omat työntekijät ovat paikalla isännöimässä. Se ei tee tilaisuudesta virkistystilaisuutta.

Mitä virkistystilaisuudessa saa vähentää

Kun ehdot täyttyvät, vähennyskelpoisia ovat käytännössä kaikki tilaisuuden järjestämisestä aiheutuneet kulut:

• tilavuokra
• ruokatarjoilu
• juomatarjoilu, myös alkoholi kohtuullisessa määrin
• ohjelma ja esiintyjät
• yhteiskuljetus

Alkoholi yllättää tässä usein. Se ei ole automaattisesti vähennyskelvoton erä, vaan osa tarjoilua, kunhan määrä pysyy kohtuullisena suhteessa tilaisuuteen.

Kolme ehtoa, jotka ratkaisevat

Kollektiivisuus. Tilaisuuden on oltava koko henkilökunnan tai selkeästi rajatun yksikön käytettävissä. Johtoryhmän oma illanvietto ei ole virkistystilaisuus.

Työnantajan määräämä aika ja paikka. Juhlat järjestetään työnantajan aloitteesta ja päätöksellä. Porukan itse sopima ravintolailta ei täytä ehtoa, vaikka yritys maksaisi laskun.

Tavanomaisuus ja kohtuullisuus. Tämä on se tulkinnanvarainen kohta. Arviointi ei koske vain yksittäistä iltaa, vaan koko vuoden virkistyskulut lasketaan yhteen ja suhteutetaan henkilöstön määrään.

Käytännön esimerkkinä tästä on yritys, joka järjesti pikkujouluja lähes joka viikonloppu marraskuusta jouluun. Jokainen yksittäinen juhla olisi täyttänyt ehdot, mutta järjestämistiheys ei ollut tavanomainen, ja vuositason euromäärä henkeä kohden olisi noussut kohtuuttomaksi.

Yleisimmät virheet

Jatkot. Virallinen ohjelma päättyy, osa porukasta jatkaa iltaa, ja lasku menee yrityksen kortille. Tämä ei ole enää työnantajan järjestämä tilaisuus.

Vain osa porukasta. Jos etu koskee vain myyntitiimiä eikä rajaukselle ole osoitettavissa selkeää, työhön liittyvää organisatorista perustetta, kollektiivisuusvaatimus ei täyty, ja etu muuttuu veronalaiseksi saajilleen.

Puolisot. Puoliso voi joissain tilanteissa osallistua tavanomaisiin pikkujouluihin ilman veroseuraamuksia, mutta tämä on poikkeus eikä pääsääntö. Jos porukka kaksinkertaistuu, kannattaa selvittää verokohtelu etukäteen.

Sekatilaisuus ilman erittelyä. Jos samassa tilaisuudessa on sekä omaa väkeä virkistäytymässä että asiakkaita, kulut pitää jakaa. Ilman erittelyä koko tilaisuus käsitellään helposti edustuksena, mikä on yritykselle kalliimpi lopputulos.

Merkitse tosite kunnolla

Tämä on se kohta, jossa kirjanpitäjä useimmiten joutuu kysymään asiasta. Pelkkä ravintolakuitti ei kerro, kumpi tilaisuus oli kyseessä.

Merkitse tositteeseen tilaisuuden luonne, ajankohta ja osallistujat. Jos mukana oli ulkopuolisia, kirjaa myös keitä ja mistä yrityksestä. Näyttövelvollisuus tilaisuuden luonteesta on verovelvollisella eli yrityksellä, ei verottajalla.

Entä yksinyrittäjä?

Verovapaat henkilökuntaedut perustuvat työsuhteeseen. Jos yrityksessä ei ole työntekijöitä, ei ole myöskään henkilökuntaa, jolle virkistystilaisuus järjestettäisiin, joten oma pikkujouluillallinen ei ole vähennyskelpoinen kulu kirjanpidossa.

Sen sijaan liikkeen- tai ammatinharjoittaja voi osallistua työntekijöilleen järjestämään tilaisuuteen ilman, että hänen osuudestaan syntyy veronalaista etua.

Tarkista ennen kuin varaat

Pikkujoulujen verokohtelu on yksi niistä asioista, joiden korjaaminen jälkikäteen on hankalampaa kuin etukäteen tarkistaminen. Tulkinta on aina tapauskohtaista, ja rajanveto virkistyksen ja edustuksen välillä ratkeaa yksityiskohdilla.

Jos suunnittelet tämän vuoden juhlia ja mietit, miten ne kannattaa järjestää, kysy omalta kirjanpitäjältäsi apua ennen varauksen tekemistä. 

‍