Jos yrityksesi myy tavaroita tai palveluita toisiin EU-maihin, alv-raportointisi arki muuttuu tämän vuosikymmenen loppuun mennessä perusteellisesti. Yhteenvetoilmoitus poistuu, laskun on oltava koneluettavassa muodossa, ja tiedot kulkevat viranomaiselle liiketoimi kerrallaan.

Kyse on ViDA-uudistuksesta. Toisin kuin moni muu valmisteilla oleva hanke, tämä ei ole enää ehdotus. EU:n jäsenvaltiot hyväksyivät paketin virallisesti 11.3.2025, ja säännökset otetaan asteittain käyttöön vuoteen 2035 mennessä.

Kolme pilaria, kolme aikataulua

ViDA eli VAT in the Digital Age jakautuu kolmeen osaan, joilla on kullakin oma voimaantulonsa. Tämä on syy siihen, että aiheesta liikkuu paljon ristiriitaista tietoa: eri lähteet puhuvat eri pilareista.

Yhden rekisteröinnin periaate, 1.7.2028. OSS-järjestelmän soveltamisalaa laajennetaan kattamaan muitakin tavaroiden luovutuksia kuluttajille silloin, kun myyjä ei ole sijoittautunut ostajan valtioon. Esimerkiksi omien varastojen siirrot EU-maiden rajojen yli tulevat järjestelmän piiriin. Tavoitteena on vähentää tarvetta rekisteröityä alv-velvolliseksi useassa jäsenmaassa.

Alustatalouden alv-vastuu, 1.7.2028 alkaen vapaaehtoisesti ja 1.1.2030 pakollisena. Verkkoalustat asetetaan vastuuseen välittämiensä palvelujen arvonlisäverosta, jos palvelun tosiasiallinen suorittaja ei itse ole alv-velvollinen. Tyypillisiä esimerkkejä ovat lyhytaikainen majoitus ja henkilökuljetus.

Digitaalinen raportointi ja verkkolaskutus, 1.7.2030. Tämä on pk-yrityksen kannalta se tärkein. EU:n sisäisessä yritysten välisessä kaupassa lasku on laadittava eurooppanormin EN 16931 mukaisena verkkolaskuna, ja nykyisistä alv:n yhteenvetoilmoituksista luovutaan. Tilalle tulee liiketoimikohtainen digitaalinen raportointi, eli viranomainen saa tiedon lähes reaaliaikaisesti jokaisesta yksittäisestä myynnistä.

Olennaista on myös se, että jäsenvaltiot voivat halutessaan ottaa vastaavan raportoinnin käyttöön myös kotimaan kaupassa.

Suomi lähtee tähän hyvästä asemasta

Suomessa verkkolaskutus on jo laajasti käytössä, ja valtaosa taloushallinnon ohjelmistoista tukee eurooppanormin mukaista formaattia jo nyt. Verrattuna moneen muuhun jäsenmaahan muutos on meillä suhteellisen pieni.

Kaksi kitkakohtaa kannattaa silti tunnistaa.

Ensimmäinen on laskutusrytmi. ViDA lyhentää laskun laatimisen määräaikaa rajat ylittävissä EU-myynneissä kymmeneen päivään. Jos yrityksessä on tapana laskuttaa kootusti kuukauden lopussa tai jos laskutustiedot kerätään projektin päätyttyä, se tapa ei enää toimi. Tämä on prosessimuutos, ei järjestelmämuutos, ja siksi se on usein työläämpi kuin ohjelmiston vaihtaminen.

Toinen on koontilaskut. Suomessa on yleistä laskuttaa useita toimituksia yhdellä laskulla. ViDA-sääntely sallii koontilaskut, mutta eurooppanormin nykyinen versio ei täysin tue niitä. Standardin päivitystyö on kesken, ja tämä on yksi niistä yksityiskohdista, jotka tarkentuvat vasta myöhemmin.

Monet EU-maat eivät odota vuotta 2030

Vaikka EU-tasoinen velvoite alkaa vasta 2030, useat suuret jäsenmaat ottavat pakollisen verkkolaskutuksen käyttöön jo aiemmin. Saksa, Ranska ja Belgia etenevät vuosina 2026 ja 2027.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että jos suomalainen yritys myy saksalaiselle tai ranskalaiselle asiakkaalle, vaatimus tulee vastaan vuosia ennen ViDA:n omaa aikataulua, ja se tulee ostajan vaatimusten kautta. 

Tämä on tärkein syy sille, miksi vuosiluku 2030 ei kerro koko totuutta.

Mitä kannattaa tehdä nyt

Selvitä, mitä ohjelmistosi osaa lähettää. Ei riitä, että laskun voi lähettää sähköpostilla pdf-muodossa. Kysymys on siitä, tukeeko järjestelmä eurooppanormin mukaista verkkolaskua ja Peppol-verkkoa.

Katso laskutusrytmiä. Kuinka monta päivää toimituksesta kuluu siihen, että lasku lähtee? Jos vastaus on selvästi yli kymmenen, siinä on tekemistä, ja se kannattaa korjata jo oman kassavirran takia.

Tarkista, onko EU-asiakkaita. Yhteenvetoilmoituksen tekevät vain ne, joilla on EU-myyntiä. Jos yrityksesi myy vain kotimaahan, pilari 1 ei koske sinua suoraan, ainakaan ennen kuin Suomi päättää mahdollisesta kansallisesta laajennuksesta.

Osa isompaa siirtymää

ViDA kannattaa lukea yhdessä kahden muun asian kanssa. Digitaalinen tilinpäätös vie tilinpäätöksen rakenteiseen muotoon kaupparekisteriin vuodesta 2027 alkaen, ja Verohallinnon VirTa-selvitys esittää viranomaisraportoinnin keskittämistä vuodesta 2030.

Kaikissa kolmessa on sama logiikka. Yrityksen talousdata liikkuu koneluettavana ja lähes reaaliaikaisesti, ja laskusta tulee dokumentin sijaan tietolähde.

Jos haluat tietää, missä kunnossa yrityksesi laskutus ja alv-prosessi ovat suhteessa tulevaan, ota yhteyttä. Käydään tilanne läpi hyvissä ajoin, ei vuonna 2029.

‍