Yrittäjä vie asiakkaan lounaalle. Kuitti saapuu kirjanpitoon, ja siitä tulee joko täysin vähennyskelpoinen kulu tai kulu, josta ei saada vähentää arvonlisäveroa ja verottaja hyväksyy vähennykseksi vain puolet.

Ero ei synny ravintolan hintatasosta eikä siitä, kuka maksoi. Se syntyy siitä, mitä lounaalla tehtiin ja miten se on kirjanpidossa dokumentoitu.

Verokohtelu lyhyesti

Edustuskulut kohdistuvat yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin, kuten asiakkaisiin tai liiketuttaviin. Kyse on vieraanvaraisuudesta tai muusta huomaavaisuudesta, jolla pyritään luomaan uusia liikesuhteita tai säilyttämään ja parantamaan vanhoja.

Tuloverotuksessa näistä saa vähentää 50 prosenttia. Arvonlisäveroa ei saa vähentää lainkaan.

Neuvottelukulut liittyvät varsinaiseen liiketoiminnan hoitamiseen: sopimusneuvotteluihin, hinnoittelusta sopimiseen, projektin läpikäyntiin, hallituksen kokoukseen. Tarjoilu on tässä sivuroolissa, ei tilaisuuden tarkoitus.

Tuloverotuksessa vähennys on 100 prosenttia, ja arvonlisävero on vähennyskelpoinen.

Mitä ero tarkoittaa euroissa

Otetaan esimerkkinä 200 euron asiakaslounas, jossa arvonlisäveron osuus on ravintolaruoan verokannan mukainen.

Neuvottelukuluna yritys vähentää arvonlisäveron noin 25 euroa ja loput noin 175 euroa tuloverotuksessa. Kahdenkymmenen prosentin yhteisöverokannalla verohyöty on yhteensä noin 60 euroa, eli lounas maksaa yritykselle noin 140 euroa.

Edustuskuluna arvonlisäveroa ei saa vähentää, ja tuloverotuksessa vähennyskelpoista on vain sata euroa. Verohyöty jää noin kahteenkymmeneen euroon, eli sama lounas maksaa noin 180 euroa.

Jos asiakastapaamisia on säännöllisesti, vuositasolla voidaan puhua jo merkittävistä summista.

Mikä ratkaisee luokittelun

Ratkaisevaa on tilaisuuden tarkoitus ja tarjoilun rooli, ei paikka tai osallistujien asema.

Verohallinnon ohjeistuksen mukaan asiakasneuvottelujen yhteydessä neuvottelumenoihin voidaan lukea vain tavanomaisesta tarjoilusta aiheutuneet kohtuulliset menot. Nyrkkisääntö on yksinkertainen: jos tarjoilu tukee neuvottelua, kyse on neuvottelukulusta. Jos tarjoilu on tilaisuuden pääsisältö, kyse on edustuksesta.

Käytännössä raja menee usein näin:

Neuvottelukulu. Lounasravintolassa käydään läpi tarjouksen ehdot. Tarjoilu on tavanomaista, ilta ei jatku, alkoholia ei ole tai sitä on hyvin vähän.

Edustuskulu. Illallinen hyvässä ravintolassa, runsas tarjoilu, viinit, ei varsinaista asialistaa. Tarkoitus on hoitaa asiakassuhdetta, mikä on täysin hyväksyttyä. Verokäsittelyssä sen sijaan on iso ero.

Yksityismeno. Jos menoon ei sisälly lainkaan tulonhankkimistarkoitusta, esimerkiksi omistajan illallinen ystävien kanssa, kulu ei kuulu lainkaan yrityksen kuluksi.

Yleinen väärinkäsitys

Netissä törmää usein väitteeseen, että neuvottelukulut olisivat vain yrityksen sisäisiä palavereja ja asiakkaan kanssa pidetty lounastapaaminen olisi automaattisesti edustusta.

Näin ei ole. Myös asiakkaan kanssa käydystä neuvottelusta syntyy neuvottelukuluja, kun tarjoilu on tavanomaista ja kohtuullista ja tilaisuudella on aito liiketoiminnallinen asiasisältö. Tässä monet yritykset menettävät vähennyksiä turhaan.

Kolmas kategoria: markkinointikulut

Rajanveto ei ole vain kaksijakoinen. Markkinointikulut ovat kokonaan vähennyskelpoisia sekä tulo- että arvonlisäverotuksessa.

Ero edustukseen on osallistujajoukon rajaus. Mitä avoimempi ja laajempi joukko on, sitä todennäköisemmin kyse on markkinoinnista. Messut, tuotelanseeraus ja avoin asiakastilaisuus ovat markkinointia. Suljettu illallinen viidelle valitulle asiakkaalle on edustusta.

Huomaa kuitenkin, että myös markkinointitilaisuudessa tarjoilu voi kaatua edustuspuolelle, mikäli se on poikkeuksellisen runsasta. Tilaisuus voi siis olla markkinointia, mutta tarjoilun osalta arvonlisävero on vähennyskelvoton.

Liikelahjat menevät samalla logiikalla

Mainoslahja, jonka arvo on alle 50 euroa sisältäen arvonlisäveron, on vähennyskelpoinen ja siitä saa vähentää arvonlisäveron. Tyypillisesti kyse on tuotteesta, jossa on yrityksen logo ja joka annetaan laajemmalle joukolle.

Mitä kalliimpi tai yksilöllisesti kohdennettu lahja on, tulkinta on edustuslahja, jolloin verokäsittely menee edustuskulujen mukaisesti eli yritys ei saa vähentää arvonlisäveroa ja tuloverotuksessa saa vähentää vain puolet.

Dokumentointi ratkaisee

Näyttövelvollisuus on yrityksellä. Jos kuitissa lukee vain ravintolan nimi ja summa, verotarkastuksessa oletus on edustus, koska mikään ei osoita muuta.

Merkitse siis tositteeseen kolme asiaa: ketkä osallistuivat, mistä yrityksestä, ja mitä asiaa käsiteltiin. Tämä ei ole turhaa byrokratiaa vaan merkittävää, mikä erottaa sadan prosentin vähennyksen viidenkymmenen prosentin vähennyksestä.

Modernit kuittisovellukset osaavat vaatia osallistujien merkitsemisen, kun tiliksi valitaan neuvottelukulut.

Väärä luokittelu maksaa

Jos edustuskuluja on kirjattu neuvottelukuluiksi ja täysi vähennys on otettu aiheettomasti, verotarkastuksessa seurauksena voi olla lisävero ja korko.

Vastakkainen virhe on yleisempi. Kaikki asiakastapaamiset kirjataan varmuuden vuoksi edustukseksi, jolloin yritys maksaa vuosittain turhaan veroa kuluista, jotka olisivat olleet täysin vähennyskelpoisia.

Kumpikaan ei ole hyvä lopputulos, ja molemmat johtuvat samasta syystä: tositteella ei ole tarpeeksi tietoa, jotta kirjanpitäjä voisi tehdä oikean ratkaisun.

Sovi käytäntö kerran

Mikäli yrityksessäsi on useampi henkilö, joka tapaa säännöllisesti asiakkaita, kannattaa sopia yhteinen tapa mitä kuittiin merkitään.

Me autamme mielellämme määrittelemään, mitkä kulut kuuluvat mihinkin kategoriaan juuri teidän yrityksessänne. Ole yhteydessä, niin käydään tilanne läpi.

‍